一、申办证件需提供的资料
（一）高级船员职务适任证书
1、首次申办三副、三管轮适任证书（包括 GMDSS证书）， 需提供：
1) 海员体格检查表；
2) 身份证复印件；
3) 白底彩照（驾驶专业4张，轮机专业2张）；
4) 《船上培训记录簿》；
5) 《船员服务簿》正本（如在船需提供复印件）；
6) 专业培训合格证正本（如在船需提供复印件）；
7)毕业证书正本；
8) 《海船船员适任评估和考试合格证明》正本；
注意事项：
1) 通过三副、三管轮的适任考试和评估者，应持海事局颁发的《船上培训记录簿》并在船上完成不少于12个月的规定培训项目和内容，其中有6个月是在船长或合格高级船员的监督下履行了相应的驾驶台或机舱值班职责。
2) 船员服务簿内职务应填写“D/CADET"或＂E/CADET” (或相应的表述方式）， 不能填写实习三副、见习一水或见习加油等；
3) 公司一般都存有船员专业培训合格证、适任证书和海员证的复印件，申办证件的船员如果还在船上工作，则需提供一套完整的服务簿复印件（包括首页和最新海历页）， 其中，服务簿中现任职船舶的“上船任职日期和地点”应填好，并盖好船章并经船长签名，但“解职离船日期和地点”一栏务必要放空，不能填写。该要求同样适用于以下其他需要《船员服务簿》材料的地方。
4) 毕业证、考试合格证明、专业培训合格证及小贴一般由学校寄到公司，但也有个别船员自行领取，自行领取的，应及时将上述证件交到公司。适任证书办好后，船员便可到公司领取毕业证。
5) 驾驶专业的《适任评估和考试合格证明》包括三副考试合格证明和GMDSS合格证明，轮机专业的《适任评估和考试合格证明》为三管轮考试合格证明；
6) 专业培训合格证内驾驶专业需有6小贴，轮机专业有4小贴，缺一不可；
7) 体检表有效期限一般为1年，若实习生第一艘船实习时间不满12个月，则上第二艘船前可先办好体检，待实习期满后将体检表、《船上培训记录簿》、服务簿复印件等寄回公司办理。 (第一艘船在船时间太短者除外）
2、持三副、三管轮适任证书，申办二副、二管轮适任证书，需提供：
1) 海员体格检查表；
2) 身份证复印件；
3) 白底彩照2张；
4) 《船员服务簿》正本（如在船需提供复印件）；
5) 原职务适任证书复印件；
6) 专业培训合格证复印件。
注意事项：
1) 持有三副、三管轮适任证书者，实际担任本职务满18个月后，方能申请办理二副、二管轮职务证书。
2) 体检表有效期限一般为1年，若上船前三副、三管轮海上资历已较长上船前可先办好体检，待本职海龄满18个月后，将体检表、服务簿复印件等寄回公司办理。
3、首次申办大副、大管轮证书，需提供：
据新修订的《中华人民共和国海船船员适任考试、评估和发证规则》规定，通过大副、大管轮适任书考试的船员，海事局直接发证，实习期不再作限制。船员参加大副、大管轮适任证书考试培训时，应带上专业培训合格证、服务簿、身份证原件，由公司统一安排体检。
4、首次申办船长、轮机长适任证书，需提供：
1) 身份证复印件；
2) 白底彩照 2张；
3) 船上见习记录簿；
4) 《船员服务簿》正本（如在船需提供复印件）；
5) 大副／大管轮适任证书复印件；
6) 专业培训合格证复印件。
注意事项：
1) 通过船长、轮机长适任考试和评估者，应持海事局颁发的《船上见习记录簿》完成不少于3个月相应职务的船上见习；
2) 《船员服务簿》内职务应填写“实习船长”或“实习轮机长” (或相应的表述方式）。
5、适任证书再有效（包括GMDSS证书，适用于普通船员）， 需提供：
1) 海员体格检查表：
2) 身份证复印件；
3) 白底彩照2张；
4) 《船员服务簿》正本（如在船需提供复印件）；
5) 原职务适任证书复印件；
6) 专业培训合格证复印件。
注意事项：
1) 适任证书有效期满前1年内，便可申请再有效，船员要密切留意自己证书的有效期，并在证书有效期满6个月前将体检表等资料寄到公司，以便及时换领新的证书，证书一旦过期便有可能永远失效，大家要高度重视。公司一般在船员适任证书有效期满前9个月左右将体检表寄至公休船员家中，或通过其他方式通知船员，如果船员没有收到体检表的，应及时向公司联系索取
2) 据海事局的最新规定，从今年起，申请适任证书再有效者，要参加知识更新培训；
3) 申请适任证书再有效的船员，5年内的本职海上资历累计不得少于12个月。
6、适任证书遗失或破损（包括 GMDSS 证书，适用于普通船员）， 申请补办，需提供：
1) 书面检讨；
2) 海员体格检查表（GMDSS证书除外）；
3) 身份证复印件；
4) 白底彩照2张；
5) 《船员服务簿》复印件；
6) 原职务适任证书复印件
7) 专业培训合格证复印件。
注意事项：
1) 书面检讨中，须说明证书遗失或损坏原因，并检讨自己过失。证件补办费用自理。
2) 补办的适任证书有效期不变，即与原证件有效期一致，但证件号码改变。
（二）普通海员职务适任证书
1、申办水手适任证书需提供：
1) 专业培训合格证；
2) 白皮；
3) 服务薄；
4) 体检表；
5) 身份证复印件；
6) 相片。
注意事项：
1) 白皮有效期内需实习6个月；
2) 没有专业培训合格证，需要培训4个月。
2、申办机工适任证需提供：
1) 专业培训合格证；
2) 白皮；
3) 服务薄；
4) 体检表；
5) 身份证复印件；
6) 相片。
注意事项：
3) 白皮有效期内需实习6个月；
4) 没有专业培训合格证，需要培训4个月。
（三）海员证
1、海员证一般由公司直接办理，船员只需根据公司的通知提供有关资料即可。
2、海员证遗失或损坏申请补办需提供书面检讨及身份证复印件。书面检讨中，须说明证书遗失或损坏原因，并检讨自己过失，证件补办费用自理。
3、补办的海员证有效期不变，即与原证件有效期一致，但证件号码改变。我司首次办理的海员证号码都是以“KA-K02AM”开头的，补办的海员证号码一般以＂KA-K02BM”、“KA-KO2CM”或“KA-K02DM”开头。 (但一些新毕业的院校生海员证由学校办理，证件号码没有此规律，同时海事局规定，海员证损坏、丢失的，必须到原发证地补办）。
（四）船员服务簿
1、服务簿一般由公司办理，船员只需根据公司的通知提供有关资料即可。
2、服务簿遗失或损坏申请补办需提供书面检讨、身份证复印件及专业培训合格证复印件。书面检讨中，须说明证书遗失或损坏原因，并检讨自过失，证件补办费用自理。
3、补办的服务簿证件号码不变，但原服务记录将全部丢失，即补办后证件的服务记录栏全部为空，船员如留有原服务记录的复印件，也可以作为有效海历的证明。
4、海事局规定，自2006年起，《船员服务簿》不再需要签注。
（五）海船船员专业培训合格证书
1、专业培训合格证一般由学校或培训机构办理。
2、专业培训合格证遗失或损坏申请补办需提供书面检讨、身份证复印件。书面检讨中，须说明证书遗失或损坏原因，并检讨自己过失，证件补办费用自理。
3、补办的专业培训合格证号码与原证书的号码不一样，包括证书中各类小贴的号码。
4、所有船员的专业培训合格证中都有如下四张小贴：熟悉和基本安全培训合格证、精通救生艇筏和救助艇培训合格证、高级消防培训合格证、精通急救培训合格证，驾驶专业还有雷达观测与标绘和雷达模拟器培训合格证、自动雷达标绘仪培训合格证，驾驶专业高级船员考大副前还须参加高级医护培训并取得船上医护培训合格证，同时，公司还安排驾驶专业船员参加保安员培训并取得船舶保安员培训合格证。
（六）护照
1、因公护照：因公护照由公司办理，但一些国家要求船员必须持有因私护照，所以现在很少办理，除非特殊情况需要。
2、因私护照：
1) 因私护照必须由本人前往在户口所在地公安局出入境管理部门办理，所需要提交的资料为：身份证和户口簿原件及复印件，近期白底、彩色、大一寸证件照2张。
2) 因私护照的办理期限一般为15个工作日（因各地而异）， 户口在深圳或广州的船员，可选择邮政快递服务将办好的证件邮寄到公司船员管理部或广州办事处，同时将办证回执交付船员管理部或广州办事处人员代收（护照申请表上“投递地址栏”中要填写公司的详细地址，“收件人”要填写代收人的姓名）。
（七）证件改正
因证件上姓名、出生日期、出生地等信息有错须改正的，要提供原证书原件、身份证复印件、户口簿复印件。证件改错时间较长，一般都在4个月以上，且手续繁琐，为此，大家向公司提供的个人信息一定要准确无误，要与服务簿和身份证的个人信息一致。
二、申办证件相关材料的要求
（一）照片
刚分配到公司的院校毕业生，需向公司提供白底、彩色、大一寸（小二寸）照片20张，因拍照相隔时间较长，相貌发生较大变化的，也要及时向公司提供最新的照片。照片要附上底片，数码照要用软盘将电子文件一并交给公司。照片规格及要求如下：
1、规格标准：照片规格为大一寸（小二寸）， 尺寸为48毫米x33毫米，相片上人像头部长度为28-33毫米，宽度为21-24毫米。
2、照相要求：近期拍摄的直边正面、免冠、纯白色背景、光面相纸彩色照片；要求人像清晰、神态自然，不得使用一次性快照、经翻拍的照片或者采用各种彩色打印机打印的照片；照相人不得化妆、戴墨镜，不留长发（正面见双耳，后发不压领边）、不蓄胡子，需穿着深色西服、系领带。
（二）体检表
1、船员体检必须使用海事局规定的《海员体格检查表》， 该表可到公司领取或从公司网站下载。不可以使用医院的体检表。
2、船员必须到市级或市级以上医院进行体检，海事局规定，县级及以下医院、非公立医院、企业医院、专科医院或军队医院的体检结果不予认可。
3、要严格按《海员体格检查表》注1-3 项的要求完成相应项目的检验并附检验报告。海事局要求，“心电、B超检查仅限于有症状或病史，或者年龄满40岁的男性和满35岁的女性”、“从事船上厨工、服务员、管事、木匠工作者，还应咐大便细菌培养检验报告”， 为此，船员应根据上述条件完成相应项目的检查，凡未满足条件而擅自做检查的，该项体检费用自理。
4、负责体检的医师填写需规范、清楚并逐项签名。体检结果不得有涂改迹象，如有改错处，必须由体检医师在改错之处签字或盖章。
5、体检结果要符合要求，尤其是视力、视野、立体视觉、暗适应等要达到海事局规定的体检标准。海事局要求：
①视力：基本上，驾驶专业人员双眼裸眼视力均要在5. 0 (1. 0) 或以上，轮机专业人员双眼裸眼视力均要在4. 8 (0. 6) 或以上；
②自然听力：5米；
③视野：水平视野需大于等于150°, 垂直视野大于等于115°;
④立体视觉：锐度值小于等于60";
⑤暗适应：小于等于50s;
⑥以上检测项目均应填写具体数字，如个别体检医院无法完成上述③-⑤项目的检查时，应将体检结果空出，不能填写“正常”。
6、体检表上除照片处需要盖骑缝章（医院公章或该院的体检专用章）外，右下角最后一栏还要有医生签名并盖体检医院公章，否则无效。
7、体检结果不符合要求的，体检费用自付。
（三）《船上培训记录簿》、《船上见习记录簿》的填写
1、填写《记录簿》前应仔细阅读《使用说明》中“关于正确填写《记录簿》的几点说明”，认真完成每一项实习项目和内容，并完整地填写每项实习报告。
2、《记录簿》填写字迹要清楚，内容必须完整，并按照规定的训练项目真实记录训练过程和结果，不能只是理论性的长篇大论，要理论联系实际，真正地反映出整个实习期收获和体会。请尽量写满见习报告的作业纸（包括附页）， 如页数不够，可另附信纸。
3、在两艘或两艘船以上完成实习的船员，船舶服务记录中必须填写所有实习船舶的服务记录，并经船长签名，《记录簿》中服务记录必须与服务簿中服务记录一致。还要填写所有实习船舶的资料。
4、必须按说明中规定填写“教员检查见习进度表”及“船长（轮机长）检查见习记录表”，“船公司培训监督员检查记录表”由公司填写。“评价报告”中“船长鉴定意见”栏由最后一艘实习船船长填写，内容需包括该实习船员是否按照培训内容的要求实习／见习培训以及成效如何、是否具备适任岗位、是否建议海事局核发适任证书等，最后签名并加盖船长章（轮机专业的要求轮机长也要在旁边签名并加盖轮机长章）。“船公司评定意见”栏由公司填写。
5、要正确区分船章、船长章和轮机长章，不可漏盖或者错盖。船章是指包括船舶编号、总吨、净吨及船籍国的 SHIP'S STAMP, 而不是船长、轮机长的职务章。
三、常见问题及注意事项
（一）照片的常见问题：
1、照片尺寸不合要求。一些地方对大一寸（小二寸）的尺寸要求理解错误，拍照时务必要说明清楚。
2、照片背景不合要求。公司要求提供的照片背景颜色必须为纯白色，但一些船员提供的药片背景颜色各式各样，比如米白色、淡黄色，甚至红色、蓝色等。
注：办理船员证件的照片与办理护照的照片规格是一致的，为此，大家应尽量到到那些正规的、可以拍护照照片的地方拍照。
（二）体检表的常见问题：
1、未使用海事局规定的《海船船员体检表》。个别船员使用医院的体检表，虽然检查内容一致，但不符合要求。
2、负责船员体检的医院级别不符合要求。海事局规定，必须到市级或市级以上医院进行体检，即所盖的章必须为“XX市XX医院”、＂XX省XX医院”， 一些部队医院、企业医院、专科医院或医学院附属医院虽然级别已达到市级，但由于医院盖的章无法体现其级别，也被视为无效；县市级医院也可以进行体检，但盖的章必须是“XX市XX医院”； 一些医院可能同时挂几块牌子，比如“XX区医院”和“XX市第X人民医院”等，体检表上所盖的章必须是市级医院的章。
3、右下角体检结论处没有医师签名，且没有盖体检医院的公章。
4、部分体检项目漏查或检查结果未能达到海事局规定的船员体检标准。
5、未按体检表备注1-3项的要求附上相应的检验报告。
6、医师填写不规范，体检结果有涂改迹象。
（三）《船员服务簿》的常见问题
1、服务簿中海龄记录与实际不符，个别船员在海历上弄虚作假。由于公司办证时还需提供船员调配卡，如果船员服务簿上记录的海龄与公司船员管理系统及调配卡上记录的不一致，将严重影响证件的正常申办，并有可能遭到海事局的处罚。
2、实习／见习船员在船职务填写不合要求。有的将实习生填写为见习一水、二水、见习加油或加油，将实习船长、实习轮机长填写为大副、轮机长。
3、个别船员服务资历没有签。船员公休前要认真检查现任职船舶服务资历的签注情况，如有缺漏或错签，应及时交于船长重签。
（四）《船上培训记录簿》、《船上见习记录簿》的常见问题：
1、船上培训指导驾驶员／轮机员（教员）检查培训（见习）进度表中未填写，或不用标准用语填写，或日期未按照规定周期填写。
2、船长／轮机长检查培训记录表中的船印栏中漏盖船章。
3、熟悉船舶安全知识、船上职责中的教员签名／日期栏中没有签名或漏写日期。
4、“训练科目”中“训练完成”栏的日期、教员审核、评估员审核内容及日期未填写（请按要求用标准用语“好、中、差”填写，经过多次培训后，一般都填写“好”。要求教员与评估员也要签名。日期一定填写在在船服务期内）； 评估形式栏中漏填写（A、B、C、D、E、F、G、H、I、J中的某些项目）。
5、部分船员的见习报告写得太少，出现字迹潦草或夸大绘图以占用篇幅的应付现象等。
6、“评价报告”中的船长鉴定意见太简单或太少，有的漏盖船长章。
（五）其他常见问题
1、船员的姓名、出生日期、出生地等个人信息有错。有的船员身份证上的个人信息和上船证件的个人信息不一致，有的甚至户口薄上的个人信息和身份证上的个人信息都不一样，尤其是出生日期和出生地最容易出错，为此，新加入公司的院校毕业生向公司提供的个人资料一定要准确无误，特别是出生地与籍贯不要混淆。
2、证书上没有签名。证书只有经本人签名后才有效，大家拿到证书后，首先要在相应的签名栏处签上自己的姓名，否则很容易在港口国检查中带来不必要的麻烦。

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